SELALU kita mendengar pelantikan jawatan penting di organisasi-organisasi tertentu yang diragui kesahihan kelayakannya. Seringkali juga berita kontrak bermasalah atau ‘projek sakit’ diuar-uarkan yang berpunca daripada pelantikan vendor-vendor atau pembekal yang tidak memenuhi kriteria yang ditetapkan.
Lebih menarik, perkataan ‘kabel’ seakan-akan satu kebiasaan bagi segelintir pihak apabila bercakap mengenai perolehan tender dan pengisian jawatan.
Namun, isu-isu ini bukanlah sesuatu yang boleh dijadikan bahan jenaka, sebaliknya jika difikirkan dengan lebih mendalam, pasti ada sesuatu di sebalik pelantikan-pelantikan seperti ini.
Ramai yang tidak sedar pelantikan-pelantikan inilah yang dijadikan modus operandi oleh individu tertentu dalam menjalankan kegiatan rasuah dan salah guna kuasa secara sistematik. Rasuah pada dasarnya bersifat lintas-sistemik dalam setiap lapisan masyarakat, organisasi, pada setiap ketika dan tidak mengira jantina.
Pelantikan kontraktor atau pembekal yang tidak mengikut prosedur ditetapkan pasti akan mengakibatkan kerugian wang ringgit dan masa. Malahan ada juga kes yang mana perkhidmatan dan produk yang dibekal tidak mengikut spesifikasi serta kegagalan menyiapkan projek mengikut masa ditetapkan berpunca daripada kesilapan atau kecuaian dalam pemilihan kontraktor dan pembekal.
Buktinya, Laporan Ketua Audit Negara (LKAN) 2019 Siri 1 dengan jelas menyatakan didapati banyak kes pembayaran tidak teratur, kelemahan pentadbiran kontrak, kerja/bekalan/perkhidmatan tidak mengikut spesifikasi/tidak berkualiti, pembaziran serta ketidakcekapan dalam pengurusan aset dan pungutan hasil kerajaan.
Pelantikan jawatan yang tidak melalui proses semakan latar belakang yang teliti pula berpotensi mengundang masalah pada masa hadapan seperti salah guna kuasa, rasuah serta kerugian yang disebabkan keputusan salah yang dibuat oleh individu tersebut.
Kini sijil kelayakan akademik palsu boleh sahaja dibeli, pengalaman kerja boleh direka, tidak cukup dengan dengan dokumen palsu, ada juga yang berbohong dalam membuat pengisytiharan rekod jenayah, status perkahwinan, harta dan bermacam-macam lagi. Memang benar tidak semua begitu, tetapi jika isu ini tidak dikawal sudah pasti akan ada yang mengambil kesempatan demi kepentingan diri.
Bagaimanapun, isu-isu ini boleh diatasi menerusi proses ketekunan wajar (due diligence). Ketekunan wajar adalah proses penyelidikan semak imbang dalam mencari kesahihan kewujudan justifikasi sesuatu perkara. Prosesnya tidaklah begitu rumit, namun masih perlu dilakukan dengan penuh ketelitian.
Istilah ketekunan wajar juga merujuk kepada proses semakan latar belakang individu atau syarikat daripada pelbagai aspek sebelum sesuatu keputusan atau pemilihan dibuat. Selain semakan latar belakang, ketekunan wajar juga melibatkan proses verifikasi bagi memastikan maklumat-maklumat yang diberikan oleh individu atau syarikat terbabit sahih. Bukan itu sahaja, ketekunan wajar juga merupakan satu elemen yang boleh digunakan bagi mengawal potensi risiko rasuah di sesebuah organisasi.
Sebagai contoh, semakan status tertentu boleh dilakukan secara atas talian ataupun dengan menghubungi agensi-agensi terbabit. Antaranya, perkhidmatan carian status kebankrapan individu kini boleh dibuat secara atas talian di laman web e-insolvensi.
Mungkin kita tertanya-tanya kenapa ketekunan wajar harus dilakukan? Di antara kelebihan ketekunan wajar ini adalah:
1) Pengesahan ketulenan maklumat tentang kewangan dan petunjuk lain prestasi syarikat;
2) Mencari bukti yang beralasan yang merupakan rasional bagi pelaksanaan langkah-langkah yang dibangunkan dalam pelan perniagaan;
3) Penilaian kemungkinan melaksanakan matlamat taktikal dan strategik syarikat;
4) Pengesahan pematuhan dokumentasi perniagaan dengan peraturan berkanun untuk pelaksanaannya, serta peraturan dalaman;
5) Analisis ketepatan dan ketepatan masa pembentukan laporan cukai, statistik dan lain-lain;
6) Penentuan daya saing perniagaan dalam segmen pasaran sasarannya; dan
7) Anggaran tahap kecekapan pengurusan syarikat berhubung dengan keupayaan melaksanakan pelan strategik lebh effektif.
Tidak dinafikan, ketekunan wajar sahaja tidak mampu mengatasi isu rasuah secara keseluruhan, tetapi jika ia diintegrasikan dengan proses-proses kawalan yang lain dalam satu sistem, sudah pasti ruang dan peluang rasuah dapat dihapuskan, wang dan masa pun tidak terbuang begitu sahaja sekali gus meningkatkan kualiti perkhidmatan.
Bagi organisasi yang telah membangunkan MS ISO 37001: 2016 Sistem Pengurusan Antirasuah (ABMS), ketekunan wajar mungkin tidak asing bagi mereka kerana ia adalah proses yang wajib ada dalam sistem tersebut seperti yang termaktub di klausa 8.2.
Bagi yang tertanya-tanya, ABMS adalah satu standard yang digunakan untuk membantu organisasi awam ataupun swasta untuk mencegah, mengesan dan menangani rasuah. ABMS memerlukan organisasi untuk menerima dasar antirasuah, melantik seseorang untuk mengawasi pematuhan antirasuah, latihan, penilaian risiko termasuklah ketekunan wajar terhadap pelaksanaan sesuatu projek dan rakan perniagaan.
Tambahan, instrumen penilaian tertentu juga boleh digunakan dalam memantapkan lagi ketekunan wajar termasuk ujian psikometrik, personaliti serta penilaian integriti.
Ujian-ujian ini mampu menilai tahap kecenderungan individu terhadap sesuatu perkara dan sangat membantu dalam membuat pemilihan calon bagi mengisi sesuatu jawatan dan penempatan baharu.
Kesimpulannya, semua organisasi di luar sana disarankan agar jangan sesekali mengendahkan ketekunan wajar dalam proses pelantikan atau pemilihan jika tidak mahu tersalah pilih.
Keputusan yang salah ini akan mengundang masalah pada hari mendatang atau lebih parah timbul pula jenayah rasuah. Pelaksanaan ketekunan wajar tidaklah sesukar mana yang disangkakan namun percayalah impaknya terhadap reputasi dan produkitviti amatlah besar!
* Nor’afiza Saim ialah Ketua Pegawai Eksekutif Institut Integriti Malaysia (IIM)